Optimiser la rédaction des messages

Mémoriser des éléments répétitifs pour gagner du temps lors de l’écriture des mails
Préparer des modèles de messages : détourner l’usage du brouillon
Utiliser à  bon escient les accusés de réception et de lecture
Envoyer un lien vers un document plutôt qu’une pièce jointe

Optimiser la gestion des mails : filtrer efficacement les messages reçus

Paramétrer l’alerte sur le bureau
Utiliser les indicateurs pour le suivi des actions
Différencier les émetteurs en les repérant par des couleurs (mise en forme conditionnelle)
Regrouper les mails par nature, par thème, par projet afin d’avoir une vue synthétique d’une affaire : utiliser les catégories
Exploiter les dossiers de recherche (afficher rapidement les messages avec un indicateur, les messages d’une catégorie). Afficher les dossiers de recherche dans les favoris
Filtrer le courrier indésirable

Gérer la volumétrie : classer ou supprimer

Organiser la messagerie de façon rationnelle : créer une arborescence de dossiers dans les dossiers personnels
Classer automatiquement certains messages entrants : créer des règles à  la réception des messages
Utiliser les actions rapides (en un clic,  classer dans un dossier…)
Archiver les anciens éléments
Traiter le dossier « éléments supprimés »

S’organiser pour garantir le traitement des messages pendant notre absence

Avertir ses collaborateurs : programmer l’absence du bureau
Traiter les réponses aux messages pendant son absence : faire router les réponses vers un autre destinataire
Permettre l’accès à  sa messagerie : déclarer un délégué et l’avertir de la délégation

Préparer et planifier les réunions

Suivre les réponses aux invitations
Utiliser les boutons de vote
Créer des agendas de groupe pour optimiser la préparation des réunions
Afficher différents fuseaux horaires

Gérer les contacts et les partager avec un collaborateur

Créer rapidement une fiche à partir d’un mail reçu ou un mail à  partir des contacts
Créer et utiliser des listes de distribution (des groupes de destinataires)
Partager son carnet de contacts

Utiliser les tâches pour gagner en temps et en efficacité dans le traitement de certains dossiers

Créer une tâche, y réunir des éléments de type fiches contacts et placer des liens vers des fichiers utilisés lors de la réalisation de la tâche
Assigner une tâche aux membres du groupe de travail et suivre l’évolution des tâches